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Comment optimiser la gestion de vos notes de frais ?

Ruigrok NetPanel et Unit4 ont mené une étude en 2015 sur les Français et leurs notes de frais. Il a été démontré que les Français perdent en moyenne 212 euros de notes de frais chaque année. Les raisons principales mentionnées sont les suivantes : des procédures trop longues ou décourageantes et la perte de justificatifs. Heureusement, il est possible d’améliorer ce processus grâce à quelques conseils pratiques pour optimiser la gestion de vos notes de frais.

Les avantages de digitaliser vos notes de frais

La digitalisation du processus de gestion des notes de frais présente de nombreux avantages. Premièrement, cela permet de simplifier le stockage puisqu’il n’est plus nécessaire de réserver un espace physique pour garder les justificatifs en format papier. Par ailleurs, cela permet de faciliter la vie des salariés, ils pourront en effet saisir leurs dépenses directement en ligne via un logiciel spécialisé dans la gestion des notes de frais. Ainsi, grâce au logiciel Cleemy Notes de Frais par exemple, le manager et ses salariés pourront consacrer ce gain de temps considérable à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

D’autre part, la digitalisation des notes de frais permet de réduire les risques de pertes des justificatifs. Ces documents étant importants, puisque devant être présentés lors d’une vérification de l’URSSAF, il s’agit d’un véritable atout. À savoir que des notes de frais sans justificatifs peuvent faire l’objet de sanctions.

Un autre avantage, et non des moindres, ce type de logiciel est disponible en version mobile et web, les dépenses pourront ainsi être saisies par les collaborateurs de l’entreprise sur ordinateur ou sur smartphone. Enfin, en choisissant de digitaliser vos notes de frais, vous réduirez considérablement vos coûts de gestion. Vous l’aurez compris, tirez parti des dernières innovations en matière de logiciels afin de dématérialiser vos notes de frais et de profiter de tous les avantages que cela implique.

Conseils d’utilisation de logiciels spécifiques

Dans le monde professionnel, il existe aujourd’hui diverses options qui offrent la possibilité d’économiser du temps, d’améliorer sa productivité et d’assurer une meilleure gestion des frais. Comme nous le disions en amont, les logiciels dédiés permettent notamment de gagner beaucoup de temps.

En réduisant au minimum l’intervention humaine, l’entreprise pourra ainsi améliorer sa productivité et son efficacité dans la gestion des notes de frais. En plus du gain de temps, ce type de logiciel permet également de limiter les risques d’erreur, d’améliorer la communication entre les acteurs impliqués dans le processus et de centraliser les informations.

Afin d’éviter de vous tromper quant au logiciel à choisir, nous vous conseillons de privilégier ceux étant adaptés aux particularités de votre entreprise et à vos besoins de mobilité. De plus, veillez à ce qu’il respecte les lois en vigueur, à ce qu’il soit personnalisable et facile à utiliser et qu’il apporte une expérience utilisateur agréable.

Gestion note de frais

Facilitez l’accès à votre politique de dépenses

Il est important que votre entreprise s’assure que tous ses employés, en particulier ceux qui voyagent souvent dans le cadre du travail, sont bien informés de la politique de dépenses. Chacun doit pouvoir y accéder facilement et vérifier les notes de frais afin d’éviter les malentendus et les erreurs. Dans certains logiciels dédiés, on trouve une fonctionnalité de vérification automatique de conformité à votre politique de dépenses.

Le plus important dans la gestion de ces éléments, c’est de les traiter rapidement et conformément à la réglementation en vigueur. En ce sens, la méthode la plus efficace consiste à adopter le numérique et à mettre en place un système automatisé de gestion des notes de frais. C’est une solution qui nécessite certes un investissement financier, mais qui vous fera réaliser des économies d’argent et de temps considérables.

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