Dans une entreprise, qu’elle soit petite ou multinationale, l’instauration d’une politique de gestion efficace des documents est une nécessité. Et pour cause, la conservation de plusieurs documents tels que les talons de chèques est utile sur divers plans. Mais faut-il conserver indéfiniment ces documents ? Dans le présent guide pratique, on vous explique la durée de conservation recommandée pour ces documents selon les exigences légales. Vous aurez aussi droit à quelques meilleures pratiques pour une meilleure conservation de vos documents en entreprise.
Sommaire
Pourquoi conserver les talons de chèques ?
La conservation des documents en entreprise sur une longue durée est nécessaire pour plusieurs raisons. Cela est même encadré par des dispositions légales et spécifiques selon chaque entreprise.
Importance des documents bancaires dans la vie d’une entreprise
Plusieurs documents sont essentiels à la vie d’une entreprise. Les talons de chèques en font partie. Ces documents permettent en effet de retracer les transactions financières de l’entreprise. Ils constituent des preuves solides de paiement et la garantie d’une gestion comptable transparente. Conserver ces documents est donc utile pour régler par exemple les litiges ou servir de preuve lors d’un contrôle.
Les obligations légales liées à la conservation des documents
En plus d’être une bonne pratique, la conservation des documents dans une entreprise est soumise à une réglementation légale. Le code général des impôts et le code de commerce obligent en effet à conserver les documents financiers sur une durée déterminée. L’entreprise peut subir des sanctions en cas de non-respect de ce délai.
Cas spécifiques des entreprises : code du travail et documents liés
En se référant au Code du travail, l’on s’aperçoit que certaines catégories de documents impliquent des exigences spécifiques selon la nature de l’activité de l’entreprise. Par exemple dans les entreprises enregistrant fréquemment des transactions financières, il est indispensable de traiter avec soin les documents bancaires.
Quelle est la durée de conservation des documents dans une entreprise ?
La durée légale de conservation des documents dans une entreprise dépend de la nature du document et de la nature de l’entreprise. Cela peut aller de 5 ans à 10 ans ou plus.
Durée légale recommandée par les banques
La durée de conservation des talons de chèques n’est pas fixe ; elle dépend des recommandations des banques. Toutefois, ces documents doivent être conservés de préférence pendant une durée d’au moins 5 ans au sein de l’entreprise. C’est la période au-delà de laquelle des litiges ne peuvent plus survenir.
Délais de conservation des papiers et documents de banque
La conservation d’autres papiers et documents financiers est nécessaire dans une entreprise. Le code général des impôts impose par exemple une durée de conservation d’au moins 10 ans pour les relevés de compte. Il en est de même pour les documents fiscaux.
Cas particuliers des contrats et documents d’assurance
Les délais de conservations peuvent être plus longs pour les documents d’assurance et des contrats relatifs à une transaction bancaire. Il est par exemple idéal de conserver un contrat d’assurance vie jusqu’à la clôture définitive de l’assurance. Cela permet de régler aisément les situations de sinistre ou de réclamation.
Comment organiser la conservation des documents ?
Pour optimiser la conservation des documents financiers au sein d’une entreprise, plusieurs mesures peuvent être prises. Les trois principaux conseils à appliquer sont les suivantes :
- mettre en place un système de classement efficace ;
- numériser le stockage des documents ;
- tenir un calendrier de gestion des documents de l’entreprise.
Ainsi, il est plus aisé de savoir quand archiver ou détruire certains documents en conformité avec la législation en vigueur et pour libérer de l’espace.
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