Un contrat court est un accord entre deux parties qui a une durée de validité limitée dans le temps (allant habituellement de quelques jours à quelques mois). Généralement utilisé lorsque des besoins temporaires de personnel se présentent dans les entreprises, c’est une forme de contrat qui s’emploie plus pour les accords de prestations. Malheureusement, en raison de ses nombreuses particularités, il se révèle assez contraignant pour les entreprises. La seule solution pour l’établir et éviter les nombreux coûts supplémentaires est de procéder par la numérisation. Mais, comment faire pour y arriver efficacement ? On vous en parle.
Sommaire
L’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats
Un logiciel de gestion des contrats est un outil informatique qui permet de suivre les contrats, les versions de contrat, les dates d’échéance, les exigences de renouvellement et de résiliation, etc. Disponible en ligne ou en version installée sur l’ordinateur, il aide à stocker les contrats de manière numérique pour faciliter la recherche et l’accès aux documents.
Très pratiques, ses fonctionnalités courantes comprennent la création de contrats, l’archivage des contrats, la gestion des dates d’échéance et des rappels, la gestion des versions et des modifications, la gestion des flux de travail et la génération de rapports.
L’utilisation des bulletins de paie numériques
Le bulletin de paie numérique constitue aussi un outil qui peut grandement aider dans la gestion des paiements liés aux contrats courts. En effet, à partir des logiciels de gestion, les employeurs peuvent en créer et les envoyer par e-mail aux employés. Ces derniers n’auront plus besoin de l’imprimer et économiseront ainsi non seulement du temps, mais également de l’argent.
En outre, les bulletins de paie numériques aident aussi les employés à accéder facilement à leurs informations de paie et à suivre leur historique de paiement. De plus, ils peuvent être sauvegardés de manière numérique et consultés à tout moment.
L’utilisation de la signature numérique
La signature électronique est une autre forme de solution qui permet d’éviter les retards dans la signature des contrats. En réalité, les employeurs peuvent envoyer des contrats à signer électroniquement aux employés ou aux prestataires de services, et recevoir en retour des signatures électroniques. Cela aide à considérablement gagner du temps.
Par ailleurs, il importe ici de notifier qu’en fonction de l’importance du document à signer et du niveau de sécurité requis, la réglementation européenne établit trois catégories de signatures électroniques à savoir : la signature électronique simple ; la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée.
L’automatisation des processus
L’automatisation des processus est une technique qui aide à réduire les erreurs et à optimiser la gestion des contrats. Par exemple, une fois qu’un contrat a été signé électroniquement, un processus d’approbation peut être automatisé pour garantir que toutes les parties concernées ont approuvé le contrat avant qu’il ne soit actif.
De même, des rappels automatisés peuvent être envoyés pour les échéances de renouvellement et de résiliation des contrats. Cela peut aider à garantir que les contrats ne sont pas oubliés et que les employeurs ne sont pas pris au dépourvu lorsque les contrats expirent.
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